Viestintäkanavien sekamelskasta parempaan työrauhaan ja selkeään tiedonkulkuun

Työhyvinvointikyselyn toimenpide-ehdotuksesta valmistui Rautjärven hyvinvointiasemalle oma viestinnän pelikirja

”Sanoitimme asiat ääneen, jotta tiimissä saatiin yhteinen ymmärrys viestinnän kanavista.”

Rautjärven hyvinvointiaseman esihenkilö Laura Holopainen

Rautjärven hyvinvointiasemalta nousi Mitä kuuluu-työhyvinvointikyselystä kaksi asiaa toimenpide-ehdotukseksi:

1. Tiedottaminen ja eri viestintäkanavat.
2. Esimiehen saavutettavuus.

Yhdessä kehitetty viestinnän pelikirja ratkaisee molemmat asiat.

Oman pohdinnan ja yhteisen keskustelun kautta sovittiin pelisäännöt eri viestintäkanaville

Hyvinvointiaseman työntekijät olivat kaikki mukana kehittämässä yhteisiä viestinnän sääntöjä, mikä on auttanut asiaan sitoutumisessa. Työyksikön viestinnän pelikirja muodostui seuraavasti:

1. Ensin työntekijät saivat yksilöinä miettiä omaa näkökantaansa kaikkiin eri viestintäkanaviin.
2. Henkilökohtaisen pohdinnan jälkeen pidettiin yhteinen työpaja, jossa sovittiin yhteiset pelisäännöt työyksikön viestintään.
3. Työpajan jälkeen esihenkilö koosti dokumentit yhdessä sovituista pelisäännöistä, jonka jälkeen asia työstettiin työyksikön Teamsissa loppuun.

Viestinnän pelikirja on Teamsin lisäksi esillä Rautjärven hyvinvointiaseman kansliassa.  

”Takuuvarma systeemi ja äärettömän helppo tehdä.”

Viestinnän pelisäännöillä saatiin monia parannuksia työyksikön toimintaan:

• Teams ei jatkuvasti keskeytä työtä ja vallitsee parempi työrauha (myös esihenkilöllä).
• Päällikkö ja tiiminvetäjä sopivat tiedottamisen rooleista ja päällekkäiset tiedottamiset sähköpostitse saatiin pois.
• Kaikilla työyksikön jäsenillä on yhteinen käsitys viestintäkanavista ja siitä, mitä tietoa välitetään missäkin.
• Sähköpostin, Teamsin, viikkotiedotteen ja muiden kanavien pelisäännöt sovittiin yhdessä.
• Kaikille on selvää, missä kanavassa mitkäkin asiat käydään, jolloin asioita ja viestejä pystyy tarvittaessa jäljittämään helposti myös taaksepäin.
• Työntekijät tietävät, milloin ja miten oman esihenkilönsä tavoittaa.
• Tietoa ei pimitetä itsellään, vaan pidetään työkaverista huolta.
• Viestinnän pelikirja on osa tulevaa perehdytyspakettia ja auttaa uusien työntekijöiden perehdytyksessä.

Esimerkkejä ongelmista, joita viestinnän pelikirja ratkaisi:

Ongelma: Lukuisat sähköpostit samasta asiasta, niin sanottu sähköpostipingis, jota pelataan edes takaisin.

Ratkaisu:

• Sähköpostit kirjoitetaan tarpeeksi kattavasti kerralla kuntoon ja viestit mietitään ennen lähetystä loppuun asti, ettei tarvitse perään lähettää täydennyksiä.
• Jos asia vaatii keskustelua (asiassa on sekaantumisen vaara ja on hankala sähköpostilla käsiteltäväksi), soitetaan tai sovitaan Teams -palaveri.

Ongelma: Aikaisemmin niin sanotut akuutit asiat välitettiin Teamsin kautta omalle tiimille tiedoksi, mikä koettiin raskaaksi

Ratkaisu:

• Akuutit asiat tiedotetaan sähköpostitse kiireellisyysluokittelua käyttäen. Viestin alkuun kirjoitetaan tarvittaessa TÄRKEÄ.
• Jos viesti täytyy saada heti tiimille perille, soitetaan tai tiedotetaan asia Teamsin kautta TÄRKEÄ -merkinnällä.

Ongelma: Päällekkäinen tiedottaminen (päällikkö ja tiiminvetäjä)

Ratkaisu:

• Jos päällikkö ja tiiminvetäjä saavat molemmat saman tiedon, tiedottaa tiiminvetäjä asian omalle työyhteisölle.
• Päällikkö viestii selkeästi esimiesasiat työntekijöille eteenpäin.

Ongelma: Teams ”paukutti” koko ajan ja keskeytti työnteon. Ei kunnioitettu työkaverin Varattu -tilaa.

Ratkaisu:

• Jokainen varmistaa oman Teams-tilansa aamuisin, jotta työkaverit tietävät muiden tavoitettavuuden Teamsin kautta ja osaavat sitä kunnioittaa.
• Mietitään aina asian kiireellisyys: mikäli asia voi odottaa hetken, odotetaan kunnes työkaveri vapautuu. Jos on oikeasti kiireinen asia, joka ei voi odottaa, silloin tulee ensisijaisesti yrittää soittaa työkaverille / esihenkilölle. Hätäapu -ryhmää saa käyttää, vaikka esihenkilön Teams olisi punaisella. Esimerkiksi häiriötä aiheuttavat asiakkaat tai muut heti toimia tai apua vaativat asiat, niillä saa keskeyttää toisen työn.

Rautjärven hyvinvointiasema voitti viestintämatriisillaan Työterveyslaitoksen Kipinä-palkinnon!

Kiitos yksikön esihenkilölle Laura Holopaiselle ja koko työyhteisölle tiedon jakamisesta!

Alla Rautjärven hyvinvointiaseman työntekijöiden koostamaa materiaalia tiimin omasta viestinnän pelikirjasta.

Viestinnän pelisäännöt

Puhelimella hoidetaan äkillistä reagointia sekä keskustelua vaativat asiat

Sähköposti

Teams-viestit

Tiedotteet intrassa / oma viikkotiedote

Työyksikön palaverit