Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Etelä-Karjalan hyvinvointialue, on Tiedonhallintalain (906/2019) 4 §:n tarkoittama tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoitus on avustaa kansalaista yksilöimään ja kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain (621/1999) 13 §:n mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Lisäksi viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Tietovarantojen yhteydessä on esimerkinomaisesti lueteltu hakutekijöitä, joilla tietoja voidaan hakea tietovarannon tietojärjestelmistä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää varannoittain ohjeistukset siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta ilmenee myös, onko tietoaineisto saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Teknisellä rajapinnalla tarkoitetaan sähköisen tietojenvaihdon mahdollistavaa tiedonsiirtoratkaisua kahden tai useamman tietojärjestelmän välillä.

Tietopyynnöt

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Ilmoita tietopyynnössä mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Ilmoita myös asiakirjan päivämäärä ja otsikko, jos tiedät ne.

Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava myös tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.

Katso tietovarannon kohdalta

• tarkemmat ohjeet tietopyynnön tekemiseksi,
• linkit lomakkeisiin,
• esimerkit hakutekijöistä
• hyvinvointialueen kirjaamo avustaa tarvittaessa tietopyynnön kohdentamisessa.

Ter​​veydenhuollon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Potilaan hoidontarpeen mukainen hoito. Potilastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoaineistot: Potilastiedot

Tietoryhmät: Potilaan perustiedot; potilaan tahdon ilmaisevat asiakirjat; hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät asiakirjat; tutkimus ja tiedonkeruuaineistot; lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat, joukkotarkastus- ja seulontatutkimuksissa syntyneet asiakirjat, diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset.

Tietojärjestelmät: terveysLifecare, Vanhojen potilastietojen arkisto (Kanta)

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: OmaKanta, EKHVA:n eAsiointi

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen saatavilla hyvinvointialueen www-sivulta: Potilas- ja asiakastietojen tarkastaminen.

Sosiaalihuollon​ asiakastietovaranto

Käyttötarkoitus: Asiakkaan palvelutarpeen mukainen hoito ja huolenpito. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietoaineistot: Sosiaalihuollon asiakastiedot

Tietoryhmät: iäkkäiden palveluiden asiakastiedot, työikäisten palveluiden asiakastiedot, lapsiperheiden palveluiden asiakastiedot, lastensuojelun palveluiden asiakastiedot, päihdehuollon asiakastiedot, vammaispalveluiden asiakastiedot, perheoikeudellisten palveluiden asiakastiedot.

Tietojärjestelmät: sosiaaliEffica, sosiaaliLifecare

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt tarvittaessa vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle. Lisätietoja tietopyynnön tekemiseen saatavilla hyvinvointialueen www-sivulta: Potilas- ja asiakastietojen tarkastaminen

Henkilöstöhallinno​n tietovaranto

Käyttötarkoitus: Palvelussuhteeseen ottaminen ja palvelusuhteen hallinta. Henkilöstötiedot sisältävät sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot: Palvelusuhdetiedot

Tietoryhmät: Henkilön perustiedot, henkilön yhteystiedot

Esimerkkejä hakutekijöistä: henkilön nimi, henkilötunnus

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: CGI HR järjestelmä

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Johtam​​​isen ja päätöksenteon tietovaranto

Käyttötarkoitus: Johtamisen ja päätöksenteon tietovaranto käsittää Etelä-Karjalan hyvinvointialueen johtamisen ja päätöksenteon, kehittämisen, ohjaamisen, seurannan ja valvonnan sekä yhteisten tukipalveluiden muodostamat tietokokonaisuudet. Johtamisen tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot: Johtamiseen, päätöksentekoon sekä yhteisiin tukipalveluihin liittyvät tiedot

Tietoryhmät: Asianhallinta ja päätöksenteko, hankerekisteri, sopimukset, taloustiedot, tilastot

Esimerkkejä hakutekijöistä: Päätöksen tai sopimuksen asianumero, asian nimi, viranhaltija, toimielimen nimi

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: hallinnon ja johtamisen julkaistut asiakirjat

Tietojärjestelmät: MFiles, Dynasty

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Taloushallinnon tietova​ranto

Käyttötarkoitus: Talouden suunnittelu ja seuranta

Tietoaineistot: Taloushallinnon perustiedot, taloushallinnon asiakastiedot

Tietoryhmät: Pääkirjanpito, myyntireskontra, ostoreskontra, matkareskontra, käyttöomaisuusreskontra, palkkakirjanpito, projektilaskenta, rahaliikenne

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: IntimePlus, Raindance

Esimerkkejä hakutekijöistä: Kunta, henkilön nimi, kalenterivuosi

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Pelastustoimen tietovaranto

Käyttötarkoitus:

Pelastustoimen tietovaranto sisältää pelastustoimelle määrättyjen tehtävien järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.

Tietoaineistot:

Pelastustoimen tietovaranto muodostuu sopimuksen perusteella pelastustoimintaan osallistuvien henkilörekisteristä, onnettomuuksien ehkäisyn, pelastustoiminnan, vaarallisten kemikaalien ja räjähteiden valvonnan, öljyntorjunnan sekä turvallisuuskoulutusten tehtävien hoidossa syntyvistä tietoaineistoista.

Tietoryhmät:

Palotarkastuspöytäkirjat, päätökset, valvonnan suunnitteluun, seurantaan ja toteutukseen liittyvät asiakirjat, lausunnot, ohjaukseen ja neuvontaan liittyvät asiakirjat, valvonnan laadun seuranta, pelastus -ja avunantotehtävät, turvallisuusviestintätoimenpiteet, koostetietoja valvonnasta, varautumisesta ja resursseista

Tietoaineiston saatavuus teknisen rajapinnan avulla: Ei

Tietojärjestelmät: Hyvinvointialueen asiakirja- ja asianhallintajärjestelmä M-Files, palotarkastusjärjestelmä Merlot, resurssi- ja onnettomuustilastojärjestelmä Pronto

Esimerkkejä hakutekijöistä: nimi, henkilötunnus, tapahtumapaikka ja -aika, asian aihe tai tunnus (diaarinumero), vireilletulo-/päätöspäivämäärä, rakennuksen osoite, onnettomuuspaikan osoite, onnettomuuden päivämäärä.

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.

Asiarekisteri

​Etelä-Karjalan hyvinvointialue ylläpitää tiedonhallintalain mukaista asiarekisteriä. Asiarekisteri sisältää tiedot vireillepannuista asioista, niiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä ja operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistossa.

Tietojärjestelmät: M-Files, Dynasty

Esimerkkejä hakutekijöistä: Asianumero, asian nimi, vireillepanijan nimi, viranhaltija, toimielimen nimi

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot:

Tietopyyntöjen antamisesta päättävä viranomainen ja sen yhteystiedot: Tietopyynnöt pyydetään toimittamaan Etelä-Karjalan hyvinvointialueen ([email protected]; Valto Käkelän katu 3, 53130 Lappeenranta), jossa ne rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattaviksi organisaatiossa oikealla taholle.